Zgoda na przesłanie oferty handlowej - wzór z omówieniem

Co wynika z art. 398 i 400 PKE?

Art. 398 ust. 1 PKE wymaga uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego na użycie poczty elektronicznej do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego. Zgoda ma zatem istnieć przed pierwszą wiadomością marketingową.

Art. 400 PKE odsyła odpowiednio do przepisów o ochronie danych osobowych. Dlatego praktyczny standard zgody wyznaczają także art. 4 pkt 11 i art. 7 RODO. Oświadczenie ma być dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne, a administrator powinien umieć wykazać jego uzyskanie.

Art. 398 ust. 2 PKE pozwala wyrazić zgodę przez udostępnienie identyfikującego adresu elektronicznego właśnie w celu otrzymywania informacji handlowej. Nie oznacza to, że każdy adres opublikowany w internecie został udostępniony w tym celu.

Jakie elementy powinna zawierać dobra klauzula?

Ustawa nie narzuca jednego brzmienia. Klauzula powinna jednak dawać odbiorcy realną możliwość oceny zakresu oświadczenia. Im bardziej ogólny jest nadawca, cel lub katalog produktów, tym większe ryzyko, że zgoda nie będzie konkretna.

W formularzu warto rozdzielić treść samej zgody od informacji o przetwarzaniu danych. Pierwsza odpowiada na pytanie, czy można użyć e-maila do określonego marketingu. Druga realizuje przejrzystość z RODO: wskazuje administratora, cele, podstawy, odbiorców, okres przechowywania i prawa osoby.

• pełna nazwa i dane podmiotu, który będzie nadawcą
• jednoznacznie wskazany kanał - poczta elektroniczna
• cel - przesłanie jednej oferty albo cyklicznych informacji handlowych
• zakres usług lub produktów, którego dotyczy zgoda
• informacja o dobrowolności i prawie wycofania w każdym czasie
• osobne, niezaznaczone domyślnie pole wyboru
• link do informacji o przetwarzaniu danych, jeżeli przetwarzane są dane osobowe

Wariant A: zgoda na jedną, określoną ofertę

Wąska klauzula sprawdza się, gdy zainteresowany prosi o przygotowanie konkretnej propozycji, ale organizacja chce dodatkowo udokumentować zgodę na wysłanie jej e-mailem. Nie daje ona prawa do późniejszego newslettera ani promowania innych usług.

Przykładowe brzmienie: "Zgadzam się na przesłanie przez [pełna nazwa podmiotu] na adres [adres e-mail] jednej informacji handlowej dotyczącej [dokładny zakres oferty], z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Wiem, że zgodę mogę wycofać w każdym czasie, kontaktując się pod adresem [adres]. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem."

Jeżeli odbiorca sam jednoznacznie napisał "proszę przesłać ofertę na adres...", jego wiadomość może stanowić dowód żądania i zakresu kontaktu. Nie należy jednak traktować tej prośby jako otwartej zgody na dowolny przyszły marketing.

Wariant B: zgoda na cykliczne informacje handlowe

Jeżeli celem jest newsletter, zaproszenia na webinary lub regularne oferty, trzeba nazwać cykliczny charakter komunikacji i rozsądnie opisać tematykę. Osoba nie powinna dowiadywać się dopiero po zapisie, że zgoda obejmuje wiele marek albo nieograniczony katalog usług.

Przykładowe brzmienie: "Zgadzam się na otrzymywanie od [pełna nazwa podmiotu] na podany adres e-mail informacji handlowych i treści marketingowych dotyczących [zakres], przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna. Mogę ją wycofać w każdym czasie przez link w wiadomości lub kontakt pod adresem [adres], bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania."

Jeżeli wiadomości mają wysyłać różne spółki lub niezależne marki, każdy nadawca powinien być wskazany w sposób pozwalający go zidentyfikować. Ogólna zgoda "na marketing partnerów" jest trudna do pogodzenia z wymogiem konkretności.

Gdzie i jak pozyskać zgodę?

Najczytelniejszym miejscem jest formularz, do którego zainteresowany trafia z własnej inicjatywy. Pole zgody nie może być domyślnie zaznaczone. Warto oddzielić zgodę potrzebną do newslettera od akceptacji regulaminu i od kontaktu wymaganego do obsługi konkretnego zapytania.

Zgoda może zostać złożona także w wiadomości od odbiorcy, podczas spotkania, przez formularz papierowy albo w systemie CRM. Niezależnie od kanału trzeba utrwalić treść oświadczenia i okoliczności jego złożenia.

Nie rekomendujemy wysyłania pustego formularza zgody do przypadkowo znalezionej firmy. Jeżeli wiadomość służy rozpoczęciu relacji sprzedażowej, samo pytanie o zgodę może zostać uznane za informację handlową. Szersze omówienie znajduje się w artykule Czy można wysyłać maile z ofertą do firm?.

Double opt-in i dokumentowanie zgody

Double opt-in nie jest nazwanym w PKE obowiązkiem dla każdej zgody, ale jest bardzo dobrym mechanizmem dowodowym. Po wypełnieniu formularza system wysyła techniczne żądanie potwierdzenia na wskazany adres. Dopiero kliknięcie aktywuje listę. Wiadomość potwierdzająca powinna ograniczać się do weryfikacji, a nie zawierać oferty.

Baza powinna przechowywać nie tylko wartość "tak/nie". Potrzebna jest treść zgody obowiązująca w chwili jej złożenia, identyfikator wersji, data i czas, źródło, adres, zakres, nadawca oraz dowód potwierdzenia. Przy zmianie zakresu nie należy nadpisywać historii.

• identyfikator osoby lub adresu
• data i dokładny czas udzielenia
• źródło i adres formularza
• wersja oraz pełna treść klauzuli
• kanał i zakres komunikacji
• data potwierdzenia double opt-in
• data, źródło i zakres wycofania
• wpis na liście blokującej po rezygnacji

Wycofanie zgody i sprzeciw wobec marketingu

Art. 7 ust. 3 RODO wymaga, aby wycofanie zgody było równie łatwe jak jej udzielenie. W cyklicznej wiadomości powinien działać prosty link rezygnacji, a alternatywnie łatwy kontakt e-mailowy. Nie należy wymagać logowania, drukowania oświadczenia ani podawania powodu.

Jeżeli marketing opiera przetwarzanie danych na uzasadnionym interesie, art. 21 ust. 2 i 3 RODO daje osobie prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego. Po sprzeciwie danych nie wolno dalej przetwarzać do tego celu. Niezależnie od przyjętej podstawy, rezygnację trzeba przenieść do wszystkich używanych systemów i podmiotów wysyłających.

Usunięcie wszystkich śladów adresu może paradoksalnie prowadzić do ponownego importu. Dlatego można zachować minimalny wpis na liście blokującej, odpowiednio zabezpieczony i używany wyłącznie do respektowania sprzeciwu lub wycofania.

Najczęstsze błędy we wzorach zgody

Najczęstszy problem to próba uzyskania zgody "na wszystko" jednym polem. Łączenie wielu kanałów, nieokreślonych partnerów i dowolnych produktów utrudnia wykazanie konkretności. Drugim problemem jest mylenie zgody na przetwarzanie danych ze zgodą na użycie e-maila do marketingu.

Nie należy też kopiować bez sprawdzenia formularzy opartych na uchylonym art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub dawnym art. 172 Prawa telekomunikacyjnego. Od 10 listopada 2024 r. głównym punktem odniesienia jest art. 398 PKE, a zasady zgody dopełnia art. 400 PKE.

• domyślnie zaznaczony checkbox
• zgoda ukryta w akceptacji regulaminu
• brak identyfikacji nadawcy
• jedno pole dla telefonu, SMS i e-maila bez wyboru
• nieograniczona zgoda dla nieokreślonych partnerów
• brak dowodu wersji klauzuli i daty
• rezygnacja trudniejsza niż zapis
• uznanie publicznego adresu za dorozumianą zgodę

Jak korzystać z gotowego wzoru PDF?

Dokument zawiera dwa warianty zgody oraz kartę ewidencji dla administratora. Pola można uzupełnić elektronicznie w czytniku PDF albo wydrukować. Przed użyciem trzeba wpisać pełne dane nadawcy, zakres oferty, adres do wycofania zgody i odwołanie do własnej informacji o przetwarzaniu danych.

Wzór nie zastępuje analizy całego procesu. Trzeba sprawdzić źródło kontaktu, role podmiotów, narzędzie wysyłkowe, umowy powierzenia, retencję, obowiązek z art. 14 RODO i sposób obsługi rezygnacji. Formularz jest narzędziem do udokumentowania legalnie pozyskanej zgody, a nie załącznikiem do zimnego mailingu.